Você, empresário ou futuro dono de negócio, conhece a importância do orçamento empresarial para o planejamento das suas finanças? Com ele, é possível olhar com clareza para o futuro de qualquer empresa e planejar em detalhes melhorias para seu sucesso financeiro. Nos acompanhe neste conteúdo e fique por dentro!

O que é o Orçamento Empresarial?

Na prática, ele é um documento com a projeção das receitas e despesas do negócio que permite planejar quais serão os investimentos e estratégias financeiras do próximo ano, semestre ou trimestre.

Porém, muito além disso, para o sucesso de uma empresa, ele é um instrumento fundamental do planejamento financeiro, que permite projetar as receitas e despesas para obter grandes melhorias no fluxo de caixa, pois possui um objetivo em comum em qualquer negócio: gastar menos dinheiro do que entra e aumentar os lucros.

Quando e como o Orçamento Empresarial deve ser elaborado?

Esse documento costuma ser elaborado anualmente ou mensalmente, como parte do planejamento estratégico do negócio.

Existem vários caminhos para alcançar esse propósito, que podem passar pela redução de custos em determinadas áreas, investimentos em tecnologias e pessoas, novas estratégias de vendas, entre outras possibilidades.

Por isso é importante elaborar um orçamento em detalhes e estimar quais serão as receitas e despesas da empresa no próximo ano, semestre ou trimestre.

Qual a sua importância?

Com o orçamento empresarial em mãos, o empresário consegue ter as finanças mais organizadas e consegue definir metas com base nas projeções, além de acompanhar de perto a evolução da empresa.

O orçamento empresarial funciona como um mapa para guiar decisões financeiras durante os próximos meses ou no novo ano que se inicia.

Ao criar esse documento, consegue-se ainda fazer um diagnóstico financeiro do negócio a partir dos dados passados e fazer as projeções necessárias para evoluir no futuro, assumindo uma visão de longo prazo das finanças.

É possível se basear no orçamento empresarial para estimar os custos do lançamento de um novo produto ou serviço, planejar novas contratações, buscar soluções para reduzir despesas administrativas, pensar em estratégias de captação de investimentos, acompanhar a evolução financeira da empresa e colocar planos em prática com mais segurança.

Guia para montar seu Orçamento Empresarial

Cada empresa deve utilizar o modelo de orçamento empresarial mais adequado às suas necessidades, mas existem alguns padrões e referências a serem seguidos.

Na internet, é possível encontrar diversas planilhas prontas e customizáveis de orçamento empresarial para download gratuito, e é possível se organizar muito bem por meio desses arquivos.

Caso prefira criar sua própria planilha, saiba que é possível fazer isso sem ter conhecimentos avançados em Excel, mas como?

Basicamente, a planilha deve ser dividida entre entradas e saídas (ou receitas e despesas).

Cada área deve trazer todos os itens que a compõem (um a cada linha), além de uma célula específica para o saldo.

Assim, você pode elaborar uma planilha anual, dividida por meses: basta inserir uma previsão de valores para cada receita e despesa a cada mês.

O mais útil desse tipo de planilha é que os cálculos podem ser feitos de maneira automática por meio de fórmulas, dispensando o trabalho de soma manual.

Seu único trabalho será criar uma linha final, separada das anteriores, onde será calculado o saldo final (a real previsão orçamentária mês a mês).

A fórmula é simples: clique sobre a célula na qual terá o resultado do mês de janeiro, insira o símbolo de igual (=), clique na célula que corresponde ao total de receitas, insira o símbolo de subtração (-) e, por fim, clique na célula com o total de despesas.

Ao fazer isso, o Excel irá subtrair despesas de receitas e calcular a sua previsão para o mês de janeiro.

Para usar a fórmula nos outros meses, basta clicar sobre a célula onde ela foi inserida e arrastá-la para aplicar o recurso em outras células.

Para organizar melhor o arquivo, ainda é possível dividir os registros por cores (por entradas e saídas ou categorias de receitas e despesas, por exemplo). Simples, não?

Confira o passo a passo para criar um Orçamento Empresarial mais efetivo:

Comece pelo diagnóstico financeiro

O primeiro passo para elaborar seu orçamento empresarial é fazer um diagnóstico geral da situação financeira da empresa.

Para isso, você pode revisar os relatórios do ano ou dos últimos meses e analisar indicadores como volume de vendas, lucro (ou prejuízo), custos e despesas, faturamento, gastos com impostos, etc.

Também é importante verificar em quais períodos a empresa teve melhor desempenho e possíveis sazonalidades nas vendas.

 

Defina objetivos para o período

O orçamento é um instrumento de planejamento, e para se planejar você precisa saber aonde quer chegar.

Por isso, o segundo passo é definir os objetivos e metas financeiros do negócio, por exemplo:

∙ Reduzir os custos fixos em 10% até o meio do ano;
∙ Aumentar o faturamento em 20% no primeiro semestre;
∙ Reduzir os impostos;
∙ Aumentar o lucro bruto em 15% por meio da redução de custos variáveis e
renegociação com fornecedores;
∙ Investir em um novo produto/serviço, abertura de filial ou tecnologia.

 

Definido isso, faça uma projeção de vendas.

A projeção de vendas é uma estimativa de quanto a empresa espera vender em um período futuro. Esse valor é importante para dar início ao planejamento, pois determina uma base financeira para projetar outros elementos como custos, despesas e investimentos.

Para fazer sua projeção, você deverá considerar todos os canais de venda da empresa (loja física, on-line, redes sociais, revendedores, representantes, etc.) e todos os produtos ou serviços que constam no portfólio.

Depois, será preciso calcular o volume médio de vendas para cada item e canal, estimando quanto a empresa deve vender no próximo ano (ou qualquer outro período desejado) com base no histórico atual.

 

Estime as demais receitas

Além de projetar quanto você deve receber pelas vendas, é importante incluir qualquer outra receita esperada para o período.

Naturalmente, a maior parte da receita da empresa vem da venda de produtos e serviços (atividade final), mas ela também pode receber dinheiro de aplicações financeiras, locações, cobranças de direitos autorais e de imagem, entre outros ganhos extras.

 

Liste todos os custos e despesas

Depois de ter uma boa projeção das receitas, é hora de listar todos os custos e despesas esperados no orçamento empresarial.

Existem quatro principais tipos de gastos em uma empresa:

 

∙ Custos fixos: gastos recorrentes que não se alteram de acordo com o
volume de produção, como o aluguel do escritório e folha de pagamento;
∙ Custos variáveis: gastos que variam conforme o volume de produção, como
a matéria-prima para fabricação de produtos e impostos pagos na
comercialização;
∙ Despesas fixas: despesas administrativas que não variam de acordo com as
vendas e distribuição, como o IPTU do escritório, prestações de
empréstimos e serviços de limpeza e manutenção;
∙ Despesas variáveis: despesas administrativas que aumentam ou diminuem
na mesma proporção das vendas, como a comissão de vendedores.

Nessa etapa, é essencial que você contabilize todos esses gastos e faça uma estimativa para o próximo ano.

Se estiver fazendo o orçamento geral do planejamento estratégico, você pode dividir os custos por área da empresa para facilitar a organização.

Lembrando que esse é um bom momento para planejar o corte ou redução de custos e mudar esse cenário para melhor, se você enxergar essa oportunidade durante a elaboração do orçamento.

 

Calcule o ativo fixo

Também é importante que o orçamento empresarial inclua o ativo fixo da empresa, ou seja, seus bens e direitos permanentes que garantem seu funcionamento.

Existem basicamente dois tipos de ativos:

 

∙ Ativos tangíveis: são ativos palpáveis, ou seja, bens físicos como mobília, equipamentos, imóveis, máquinas, ferramentas, etc;
∙ Ativos Intangíveis: são propriedades abstratas, que não podem ser tocadas, como direitos de ordem jurídica, financeira ou econômica. Alguns exemplos de ativos intangíveis são a marca da empresa, patentes de produtos e tecnologias, direitos autorais e títulos financeiros como ações e contratos.

 

Planeje os investimentos

Se um dos objetivos da empresa é crescer (o que provavelmente será), os investimentos precisam estar presentes no seu orçamento empresarial.

Você pode se planejar para investir na abertura de uma nova filial, na compra de novos equipamentos, ampliação do quadro de colaboradores, implementação de novas tecnologias, entre outros projetos.

De modo geral, as empresas podem investir a partir de seu capital próprio, destinando uma parte do lucro líquido para os projetos de expansão do negócio, ou buscar capital externo para esse fim.

Nesse caso, há duas alternativas: buscar crédito junto aos bancos e instituições financeiras, assumindo uma dívida, ou buscar investidores interessados em se tornar acionistas da empresa.

A vantagem do empréstimo é que você não precisa dividir os resultados com outros acionistas se a empresa tiver um bom desempenho futuro.

Por outro lado, você estará se endividando (ainda que positivamente, já que se trata de um investimento) e pagando juros a uma instituição.

Então, cabe a você decidir o que vale mais a pena e incluir os investimentos necessários no orçamento, definindo de onde virá o dinheiro para aplicar nos projetos de ampliação do negócio.

 

Por fim, organize tudo em uma planilha ou software.

Agora que você já projetou suas receitas, custos, despesas e investimentos, só precisa organizar todas essas informações em uma planilha, software ou ferramenta da sua preferência (como falamos anteriormente).

Se quiser um processo mais ágil e eficiente, a melhor opção é ter um sistema de gestão empresarial com recursos de controle financeiro e automação de tarefas.

 

Não esqueça também de rever e acompanhar seu Orçamento Empresarial

Depois de fazer seu orçamento empresarial, começa o trabalho de monitoramento e revisão contínua das metas.

Afinal, não adianta fazer um planejamento orçamentário detalhado e abandoná-lo na gaveta.

Para que os planos deem certo, você precisa usar o documento como referência para avaliar o progresso do financeiro em direção às metas do período e fazer os ajustes necessários conforme as mudanças forem aparecendo.

Assim, você se mantém fiel aos objetivos financeiros determinados para a empresa, mas ainda tem a flexibilidade necessária para se adaptar aos novos cenários e traçar novas estratégias.

O importante é enxergar o orçamento como um instrumento dinâmico, que acompanha a realidade da empresa e se adequa às suas necessidades sem deixar para trás seus propósitos.

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