Atualmente, a tecnologia permite integrar sistemas e cruzar dados, de modo que a atuação do Fisco no combate a irregularidades se tornou mais eficiente, fazendo com que as empresas se mantenham em dia com suas obrigações fiscais. Acompanhe o post e saiba como se preparar para uma auditoria fiscal!

Desde 2007, quando foi implantado o Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), as informações repassadas aos órgãos responsáveis pela fiscalização de empresas passaram a ser integradas, possibilitando o cruzamento de dados. 

Com isso, a atuação do Fisco se intensificou, obrigando as empresas a se manterem em dia com relação às suas obrigações fiscais, caso contrário, ficam sujeitas a multas que trazem prejuízos financeiros e impactos negativos ao crescimento dos negócios.

Leia o post até o final e saiba mais sobre como funciona a auditoria e como preparar sua empresa para ela!

Auditoria fiscal: quais motivos levam a ela?

Há vários motivos que levam à realização de uma auditoria fiscal em uma empresa e eles estão sempre relacionados a alguma irregularidade. Os principais são:

• contradição nas informações enviadas ao Fisco;
• lançamentos não realizados;
• contas desorganizadas;
• falta de notas e outros documentos fiscais.

Como preparar sua empresa para uma auditoria fiscal

É necessário adotar algumas medidas para que sua empresa esteja preparada para uma eventual auditoria. Confira 7 delas a seguir!

1 – Fazer o controle de notas fiscais

Para evitar problemas com o fisco, é de fundamental importância ter controle sobre a emissão e o recebimento de notas fiscais, que devem ser mantidas por um período mínimo de 5 anos. O não cumprimento dessa obrigação pode levar à aplicação de multas e outras sanções legais.

2 – Realizar a escrituração contábil adequada

É essencial que os registros fiscais e contábeis sejam escriturados corretamente de forma cronológica e específica com a origem de todos os fatos que aconteceram na companhia.

• compra e venda de produtos, bens e insumos;
• recolhimento de taxas e impostos;
• recebimentos, pagamentos e outras transações bancárias;
• baixa de estoque.

Isso possibilita o controle de seu patrimônio e auxilia no bom planejamento tributário. Além de uma exigência em diversas legislações como o Código Comercial, a Lei das Sociedades por ações, a Legislação Tributária, entre outras.

Com a implantação do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital)  em 2007, toda a documentação que antes era impressa, carimbada e arquivada de modo manual e trabalhoso. Tem hoje acompanhamento retomo, diminuindo as possibilidades de erros e perdas de dados. Sem contar os precedentes para fraudes e corrupções nos processos de fiscalização.

A base de dados inclui informações de administrações federais, estaduais e municipais e o cruzamento de informações com outros documentos e obrigações acessórias incorporadas gradativamente no SPED. Com controle ainda mais simples e bons resultados que trazem evoluções além da ECF, na Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), a e-financeira, outras obrigações acessórias também são gerenciadas e processadas dentro do SPED. 

3 – Ter conhecimento acerca da legislação

Para que uma empresa mantenha sua integridade, é fundamental conhecer a legislação fiscal e tributária que incide sobre ela. Para tanto, é preciso manter-se sempre atualizado, pois as normas mudam frequentemente. Além disso, é necessário capacitar os funcionários para que eles possam acompanhar essas mudanças constantes.

4 – Atenção ao declarar o Imposto de Renda

As falhas por parte das empresas ao declarar o Imposto de Renda – geralmente por falta de uma equipe capacitada – , é um dos principais motivos que levam à fiscalização. As mais comuns são:

• erro no preenchimento de dados;
• regime de tributação incorreto;
• atraso na entrega da declaração;
• não pagamento do IR no final do ano.

5 – Ter registro de informações fiscais

Todos os impostos que devem ser pagos pela empresa possuem uma guia de recolhimento, que são os documentos através dos quais será possível comprovar a quitação das obrigações tributárias.

Por isso, é imprescindível que os comprovantes de pagamento de tributos sejam guardados de forma eficiente, pelo prazo definido pelos próprios órgãos de fiscalização. Normalmente, o prazo é de, no mínimo, 5 anos, assim como o da nota fiscal.

O ideal é ter um bom sistema de arquivamento desses dados, de modo que fiquem armazenados com segurança e sejam de fácil acesso, para consulta sempre que necessário.

6 – Fazer uso de ferramentas tecnológicas

Atualmente, a utilização de novas tecnologias é a forma mais eficiente para simplificar o controle fiscal e tributário de uma empresa, pois elas permitem a integração dos sistemas de gestão e simplificam a rotina dos negócios. 

Entre suas funcionalidades, podemos citar o monitoramento do pagamento de tributos, a emissão de notas fiscais e a definição de regras de cálculo com base nas leis vigentes, além de outras vantagens. 

7 – Manter o foco na gestão da empresa

Focar na gestão empresarial é de fundamental importância para assegurar a regularidade de sua organização frente ao Fisco. De nada adianta o gestor tentar omitir receitas ou burlar os sistemas de fiscalização tributária, pois as fraudes sempre acabam sendo descobertas pelos órgãos fiscalizadores.

Quando os assuntos fiscais são bem administrados, o gestor tem tempo para se dedicar a ações de crescimento saudável da empresa, garantindo a sua integridade. Com isso, o gestor cumpre seu dever e trabalha de forma mais tranquila, caso seja realizada uma auditoria fiscal na sua empresa.

Como pudemos perceber nesse artigo, é muito importante que sua empresa esteja em dia com as obrigações fiscais e tributárias. A melhor forma de atingir este objetivo é contar com o contar com o auxílio de profissionais especializados e experientes. para realizar uma revisão fiscal, orientar e garantir uma gestão realmente eficiente, de modo que o seu negócio possa se desenvolver de forma correta e tranquila. 

A Krater, escritório de contabilidade, em Itajaí, atua no mercado desde 2003, prestando serviços de maneira sustentável e consultiva, agregando valor aos clientes e contribuindo para uma melhor visão estratégica dos negócios.