Para manter uma empresa regularizada e evitar problemas com órgãos fiscalizadores, é fundamental que a documentação esteja organizada e atualizada. Existem diversos documentos necessários para uma empresa, desde a constituição até a rotina contábil e fiscal.
Toda empresa precisa cumprir uma série de obrigações legais e fiscais, e além disso, a falta de documentos necessários pode acarretar multas e sanções por parte dos órgãos fiscalizadores.
Por isso, neste artigo, vamos te mostrar quais são os principais documentos necessários para uma empresa. Continue lendo!
Contrato social ou estatuto
O contrato social ou estatuto é um documento que estabelece as normas e regras da empresa, assim como define as responsabilidades dos sócios e demais questões relacionadas à constituição da empresa. É essencial que esse documento seja elaborado com clareza e precisão, a fim de evitar futuros conflitos ou disputas judiciais.
Alvará de funcionamento
O alvará de funcionamento é um documento que autoriza a empresa a exercer suas atividades em um determinado local. Para obtê-lo, é necessário cumprir uma série de exigências, tais como aprovação do Corpo de Bombeiros e da Vigilância Sanitária, dentre outras.
Inscrição Estadual e CNPJ
A Inscrição Estadual é um registro obrigatório para empresas que realizam atividades que envolvam circulação de mercadorias. Já o CNPJ é o registro nacional de pessoas jurídicas, obrigatório para todas as empresas. Ambos os registros são emitidos pela Receita Federal e são necessários para a legalização da empresa.
Livro Caixa
O livro caixa é um registro de todas as entradas e saídas de dinheiro da empresa. Esse documento é importante para manter o controle das finanças e realizar a declaração de Imposto de Renda.
Notas fiscais
As notas fiscais são documentos que comprovam a compra ou venda de produtos e serviços, e são obrigatórias por lei. Além disso, são fundamentais para a contabilidade da empresa e para o recolhimento de impostos.
Folha de pagamento
A folha de pagamento é um documento que contém informações sobre os salários e encargos dos funcionários da empresa. É importante que ela seja elaborada corretamente, para evitar problemas trabalhistas e fiscais.
Balanço patrimonial e DRE
O balanço patrimonial é um documento que apresenta a situação financeira da empresa em um determinado período. Já a DRE (Demonstração do Resultado do Exercício) apresenta o resultado das operações da empresa em um período específico. Ambos os documentos são importantes para a tomada de decisão e para a análise da situação financeira da empresa.
Contratos e documentos trabalhistas
A empresa também deve manter em seu arquivo uma série de documentos trabalhistas, tais como contratos de trabalho, recibos de salários, férias e 13º salário, dentre outros. Esses documentos são importantes para comprovar o cumprimento das obrigações trabalhistas e previdenciárias.
Manter uma documentação organizada e atualizada é fundamental para a regularidade da empresa e para evitar problemas com órgãos fiscalizadores. Além dos documentos citados acima, existem outros que podem ser necessários, dependendo do tipo de empresa e da atividade desenvolvida.
Por exemplo, empresas que trabalham com produtos regulados pela Anvisa, como alimentos e medicamentos, precisam ter registros específicos para comprovar a qualidade e segurança dos produtos. Já as empresas que atuam no ramo imobiliário, como construtoras e incorporadoras, precisam ter documentos que comprovem a legalidade da obra, como alvarás e licenças.
Por fim, é importante lembrar que cada estado ou município pode ter exigências específicas, além das já mencionadas. Por isso, é importante estar sempre atualizado e em contato com profissionais da área para garantir a regularidade da empresa, e para isso, você pode contar a Krater! Clique aqui para entrar em contato conosco e regularizar a sua empresa.